El concepto de Presupuesto no es para nada nuevo y sin embargo es sorprendente la gran cantidad de empresas y organizaciones que gestionan sus actividades sin contar con uno. La Gestión Presupuestaria más aún, es una actividad dinámica y de carácter estratégico que aún en menor grado se aplica en las organizaciones. Qué es? Cómo se utiliza? Qué se requiere para contar con uno y cuáles son sus ventajas?
¿Qué es un presupuesto?
Para abordar este tema iniciemos por unas consideraciones básicas: Qué es un Presupuesto? En términos esenciales se refiere a hacer una suposición y en su aplicación económica consiste en formar un cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas, que resultan de una actividad económica prevista de suceder dentro de un marco temporal. De esto extraemos que estamos hablando de un informe de carácter económico y/o financiero que es de utilidad para poder estimar con anticipación el resultado de un curso de acción.
Resaltemos entonces aquí los elementos fundamentales que definen un presupuesto:
- Marco temporal futuro: para que podamos hablar de un presupuesto debemos referirnos a un momento que aún no existe. Lo que se trata es de inferir acciones y situaciones que aún no han sucedido.
- Actividades económicas supuestas: imagina que se ejecutarán una serie de acciones que se llevarán adelante y que tales actividades tendrán una repercusión económica, es decir que podrán ser medidas en términos monetarios ya sean como ingresos (ventas, cobranzas, préstamos o aportes esperados) o como egresos (costos, gastos, inversiones a realizar, deudas a pagar, etc)
- Resultado esperado: el cálculo debe dar como resultado un valor final, agrupado o consolidado de las actividades económicas que se espera sucedan en ese tiempo futuro.
Así comprendemos entonces que un presupuesto es un estado económico financiero que es de utilidad para formarnos una opinión acerca de un curso de acción que estamos evaluando tomar y al beneficio o perjuicio que pudiera generarse, una vez que se concluyan tales acciones, si se cumplen los supuestos establecidos.
En otras palabras, un presupuesto tiene la capacidad de brindarnos información importante que sería de gran utilidad para ayudarnos a minimizar los riesgos de un fracaso económico en lo que estamos pensando realizar en el futuro.
De esta forma puedo conjeturar el motivo por el cual una gran cantidad de organizaciones no utiliza un presupuesto como herramienta de gestión económica y financiera: es complicado “adivinar el futuro”, existen una infinidad de situaciones que pueden ocurrir que nos impiden poder determinar con exactitud qué actividades tendrán qué repercusiones económicas en un momento que aún no tuvo lugar y cuanto más lejano sea ese momento, más complejo se vuelve.
Si bien lo expresado anteriormente es cierto, “no podemos adivinar el futuro”, también es cierto que aplicando ciertas técnicas comparativas y asociativas es posible inferir con un razonable grado de certeza el desarrollo de sucesos futuros pero sobre todo y creo yo, el atributo más importante de un presupuesto: nos puede indicar con mucho tiempo de antelación que las acciones que planeamos no están dando los resultados esperados lo cual nos permite corregir el rumbo y tomar medidas contingentes en el momento oportuno para volver a la situación deseada o, en el peor de los casos, desistir de las acciones previstas para minimizar las pérdidas.
En mis más de veinte años de experiencia profesional he podido ver con tristeza cómo muy buenos negocios fracasan por no contar con un presupuesto como herramienta de gestión. En estos casos los empresarios tienen una buena idea, mucho empuje y un deseo de que las cosas salgan bien pero carecen del conocimiento de cómo se mueve su negocio en el aspecto económico financiero y son incapaces de anticipar situaciones adversas hasta que ya es muy tarde para reaccionar.
Permítanme citar aquí a modo sinóptico los principales beneficios de operar con esta herramienta:
- Conocer la estructura económica: cada empresa tiene una organización particular. Elaborar un presupuesto nos permite conocer cómo se configura el negocio: qué tipo de ingresos tenemos, qué utilidades nos generan, cuáles son nuestros costos directos e indirectos, fijos y variables, qué tipos de gastos existen, cómo se relacionan entre sí.
- Conocer disposición financiera: no es lo mismo facturar que cobrar y no es igual comprar que pagar. Estas acciones pueden ocurrir en el mismo momento, antes o después. Diseñar un presupuesto nos permite entender cómo se mueve la empresa financieramente y manejar eficientemente la liquidez manteniendo a raya los costos financieros.
- Valorizar las actividades: contar con un presupuesto nos permite saber que cada actividad que se realiza en la empresa nos cuesta dinero y así también cuánta ganancia nos dan realmente los bienes o servicios que comercializamos. Evaluar estas actividades sabiendo lo que cuestan o el beneficio que nos dan, abre nuestros ojos a una nueva forma de justificar cada actividad.
- Justipreciar el beneficio: al poder inferir el horizonte de beneficios que nos reportarían las operaciones de la empresa podemos tomar decisiones con mejor criterio al evaluar las inversiones necesarias, las utilidades previstas y el nivel de riesgos del negocio.
- Anticipar las acciones: sabiendo los ingresos, costos, gastos y utilidades previstas para la gestión de la empresa en el periodo presupuestado, podemos establecer cuáles acciones serán más beneficiosas para cumplir el objetivo deseado en relación al costo, beneficio y riesgo intrínseco.
- Corregir desviaciones: el presupuesto es en esencia un plan de acción económico y financiero y, en la medida en que vayamos actualizando los valores ejecutados en comparación con los presupuestados podemos actualizar las inferencias y tomar acciones con la anticipación necesaria para enmendar resultados adversos.
El punto débil del presupuesto
Como todo en esta vida no es color de rosa, el presupuesto no es la excepción. La debilidad de este informe financiero es la aplicación práctica en la gestión empresarial. Esto es así porque generalmente es elaborado “entre cuatro paredes” por el financiero de la empresa quien puede o no tener acceso a información real y con la calidad necesaria para realizar estimaciones razonables.
Si ha tenido la suficiente paciencia para leer hasta aquí el artículo, el lector ya entenderá que cada área de la organización genera sus propias actividades económicas. Cada departamento y cada miembro de la organización está utilizando recursos económicos para desempeñar sus funciones y como estos generalmente tienen poca o nula participación en la elaboración del presupuesto de la empresa, ya sea porque no conoce de su existencia o porque (y este es generalmente el caso) no tiene idea de cuánto gasta al realizar las tareas que le son asignadas. Así también los presupuestos normalmente se consolidan por tipos de ingresos de gastos y no por áreas o departamentos. De esta forma se pierde una importante fuente de validación de las estimaciones económicas de este informe.
Así también y por la misma razón, una vez terminado el presupuesto los miembros de la empresa no participan en el control de su ejecución. Peor aún, en muchas empresas ni siquiera hay control de ejecución. Dada la complejidad y tiempo requerido para realizar un presupuesto por el grupo limitado de personas que participan en su elaboración, este informe financiero nunca se actualiza y sólo se vuelve a revisar una vez concluido el marco temporal sobre el cual se realizó; normalmente al finalizar el año comercial. En ese momento pierde toda validez como herramienta dinámica de gestión económica y financiera para la empresa.
Entonces qué hacer? - Gestión Presupuestaria
La Gestión Presupuestaria resuelve las debilidades del presupuesto, manteniendo todos los beneficios y agregando valor ya que toda la organización participa en su elaboración y en el control de su ejecución.
A diferencia del modo de realizar un presupuesto, la gestión presupuestaria requiere que cada área de la empresa (Comercial, Administracion, Operaciones, Recursos Humanos, TIC, etc) tengan la posibilidad de presupuestar sus gastos, teniendo en cuenta las operaciones que realizan, alineados a los objetivos estratégicos establecidos por la Dirección.
A través de un programa de trabajo bien estructurado, los responsables de área aprenden cómo darles valor a sus operaciones y cómo presupuestar sus gastos. Esto da una mejor validación a los valores estimados ya que se determinan desde el lugar en donde se generan en función al conocimiento real de las actividades que generan cada gasto.
Por otro lado, esta actividad permite que cada encargado de área pueda hacerse responsable del presupuesto de su sector. Esto mejora notablemente la eficiencia organizacional ya que cada desviación al presupuesto establecido debe ser explicado por el responsable. Así también, mejora considerablemente la calidad de la información debido a que esta se valida periódicamente por cada área con lo que se detectan más fácilmente errores en los registros de ingresos y gastos.
Las empresas que implementan Gestión Presupuestaria en su organización mejoran el liderazgo entre sus referentes ya que los empoderan al darle participación en la gestión de la empresa. Cada miembro sabe cómo lo que realiza aporta al beneficio general, desarrolla un entendimiento sistémico de cómo funciona la organización y un sentido crítico en la toma de decisiones.
La Gestión Presupuestaria es la base para poder articular otros proyectos de mejora en la gestión empresarial tales como intra emprendedurismo, asignación de bonos en base a rendimientos generales y por unidad de negocios, salarios variables, optimización de procesos.
Finalmente la Gestión Presupuestaria constituye toda una cultura empresarial orientada al rendimiento económico en donde todos los miembros de la organización participan y todos pueden verse beneficiados.
Lic. Romny Colmán
Socio - Gerente
